Personvern (GDPR)

Vi beskytter dine personopplysninger

Hos TOOLS verner vi om din personlige integritet, og etterstreber et høyt databeskyttelsesnivå. For å beskrive hvordan vi håndterer dine personopplysninger har vi utformet en personvernerklæring som forklarer hvordan dine opplysninger behandles og beskyttes, dine rettigheter og hvordan du kan utøve dem.

Les mer om håndteringen av dine personopplysninger i vår personvernerklæring.

Om du har spørsmål angående vår behandling av dine personopplysninger eller om du ønsker å utøve noen av dine rettigheter knyttet til håndteringen av personopplysninger, kan du ta kontakt med personvernansvarlig på personvern@tools.no.

PERSONVERNERKLÆRING (Privacy policy)

TOOLS AS («Selskapet»), organisasjonsnummer 980341097 («vi», «oss» og «vår»), er behandlingsansvarlig for behandling av dine personopplysninger.

Personopplysninger vi behandler

Personopplysninger vi innhenter fra deg

Når du kontakter TOOLS, kan du gi oss tilgang til personopplysninger, for eksempel navn og kontaktdetaljer (som e-post, adresse, telefonnummer). Vi kan også innhente personopplysninger om deg fra andre kilder.

Dine personopplysninger har vært innhentet enten direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver i forbindelse med forretningsforholdet mellom oss og din arbeidsgiver.

Formål og rettsgrunnlag for behandling av dine personopplysninger og varighet

Det er ikke et lovbestemt eller kontraktsmessig krav å gi oss tilgang til dine personopplysninger. Du er heller ikke på noen annen måte forpliktet til å gi oss tilgang til dine personopplysninger. Det kan imidlertid påvirke våre muligheter til å administrere kontraktsforholdet med deg dersom du ikke gir oss tilgang til dine personopplysninger.

Kunde eller ansatt

Når du kontakter oss som en kunde, og når du bruker våre tjenester og kjøper våre produkter, vil vi behandle dine personopplysninger med det formål å tilby tjenestene og produktene som angitt i avtalen. Denne behandlingen utføres slik at vi kan oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtalen med deg.

Dine personopplysninger som en ansatt av en kunde vil også bli behandlet når dette er relevant i henhold til avtalen med kunden med det formål å håndtere fakturaer, betalinger, administrasjon av kontraktsforholdet, leveranser og for kontakt og kommunikasjon. Når dine personopplysninger som en ansatt blir behandlet, gjør vi dette på grunnlag av en legitim interesse. TOOLS legitime interesse er å kunne tilby våre tjenester og produkter til din arbeidsgiver og våre kunder.

Hvis du er i et kundeforhold med oss, eller har hatt det innen de siste tolv (12) måneder, eller er en arbeidsgiver av en slik kunde, og ikke har samtykket i henhold til innholdet i avsnittet under, behandler vi dine personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining mellom dine interesser og vår legitime interesse i å kunne markedsføre våre produkter og tjenester for det formål å utføre direkte markedsføring. Denne behandlingen kan omfatte utsending av nyhetsbrev, informasjon om våre kurs og annen direkte markedsføring. Vi behandler aldri sensitive personopplysninger på grunnlag av en legitim interesse.

Dersom du har gitt oss ditt samtykke, vil vi behandle dine personopplysninger med det formål å utføre direkte markedsføring. Denne behandlingen kan omfatte utsending av nyhetsbrev, informasjon om våre kurs og annen direkte markedsføring.

I relevante tilfeller hvor vi behandler personopplysninger om deg som kunde eller deg som ansatt av vår kunde for regnskapsmessige formål, f.eks. for fakturering eller betaling av våre tjenester eller produkter, utføres dette på grunnlag av rettslige forpliktelser i henhold til regnskaps- og bokføringsloven.

Vi behandler kun ditt personnummer når det er nødvendig for behandlingens formål eller for å bekrefte identitet, f.eks. hvis du er eneste med signaturrett, når det er nødvendig å behandle ditt personnummer for faktureringsformål.

Verken kunde eller kundens ansatt

Vi behandler dine personopplysninger når du kontakter oss eller når du har forespurt oss om å kontakte deg. Formålet med behandlingen er å hjelpe deg med spørsmål angående TOOLS eller i forbindelse med bruk av våre tjenester eller produkter. Denne behandlingen utføres på grunnlag av en legitim interesse. TOOLS' legitime interesse er å hjelpe fremtidige kunder og andre interesserte ved å svare på spørsmål og tilby materiale.

Vi behandler dine personopplysninger med det formål å utføre direkte markedsføring som er relevant for deg som profesjonell aktør. Formålet er å informere potensielle fremtidige kunder om TOOLS' varer og tjenester. Denne behandling utføres på grunnlag av en legitim interesse. TOOLS har en legitim interesse i å informere potensielle kunder om tilgjengelige tjenester og produkter som kan være av interesse for kunden som profesjonell aktør. Denne behandlingen kan omfatte utsending av nyhetsbrev, informasjon om våre kurs og annen direkte markedsføring.

Dersom du har gitt oss ditt samtykke, behandler vi dine personopplysninger med det formål å utføre direkte markedsføring. Denne behandlingen kan omfatte utsending av nyhetsbrev, informasjon om våre kurs og annen direkte markedsføring.

Ansatt hos leverandør

Dine personopplysninger som ansatt hos en av våre leverandører er behandlet i henhold til kontrakten med leverandøren med det formål å håndtere fakturaer, betalinger og administrering av kontraktsforholdet, håndtering av leveranser og for kontakt og kommunikasjon. Når vi behandler dine personopplysninger knyttet til din rolle som ansatt, gjør vi det på grunnlag av en legitim interesse. TOOLS' legitime interesse er å kunne administrere kontraktene og oppfylle våre forpliktelser overfor våre leverandører/din arbeidsgiver.

I tilfeller der det er relevant, behandler vi personopplysninger knyttet til din rolle som ansatt hos vår leverandør for regnskapsmessige formål, for eksempel i forbindelse med fakturering eller betaling for dine tjenester eller produkter. Denne behandlingen utføres på grunnlag av en juridisk forpliktelse i samsvar med norsk regnskaps- og bokføringslovgivning.

Bruk av Informasjonskapsler (Cookies)

Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler her.  

Hvem kan få tilgang til dine personopplysninger?

Dine personopplysninger vil bli delt med aktører som behandler dine personopplysninger på vegne ass oss, f.eks. databehandlere. Våre databehandlere er for eksempel våre IT- og systemleverandører.

Vi overfører også dine personopplysninger til andre mottakere enn databehandlere, for eksempel offentlige myndigheter og inkassoselskaper. Disse mottakerne er uavhengige databehandlere ved behandlingen av personopplysninger.

Overføring av personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner

Vi og våre underleverandører og samarbeidspartnere behandler som hovedregel dine personopplysninger kun innenfor EU/EØS. I de tilfeller personopplysninger blir behandlet utenfor EU/EØS, foreligger enten en beslutning fra EU-kommisjonen om at det relevante tredjelandet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller passende garantier, f.eks. EUs modellavtaler, bindende selskapsregler eller Privacy Shield-sertifisering, for å sikre at dine rettigheter er beskyttet. Hvis du ønsker å motta en kopi av de garantier som er tatt av oss eller opplysninger om hvor disse er gjort tilgjengelig, kan du få tak i det ved å kontakte oss.

Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi, og i relevante tilfeller tredjeparter, har tatt flere sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene som behandles. Vi har brannmurer og antivirusprogramvare for å beskytte og forhindre uautorisert tilgang til våre nettverk og systemer. Våre ansatte er underlagt strenge instruksjoner for å kunne behandle alle personopplysninger i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Bare et begrenset antall ansatte har tilgang til anlegg og systemer der personopplysninger blir lagret, og passord og brukernavn kreves for å få tilgang til disse systemene.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Vi behandler aldri dine personopplysninger i lengre tid enn det som er tillatt i henhold til gjeldende lover, regelverk, rettspraksis eller myndighetsvedtak. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle avtalen med deg, behandles normalt i den perioden det er nødvendig for oss å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg. For å overholde juridiske forpliktelser, fordi du har gitt ditt samtykke eller fordi vi har rett til å gjøre det på grunnlag av en legitim interesse, kan vi beholde dine personlige opplysninger i en lengre periode i samsvar med det som er angitt nedenfor.

Dine personopplysninger som behandles på grunnlag av samtykke, blir behandlet til du trekker tilbake samtykket ditt.

Dine personopplysninger som behandles på grunnlag av en legitim interesse med det formål å utføre direkte markedsføring mot deg, behandles i samsvar med gjeldende nasjonal lovgivning og rettspraksis. Hvis du har et kundeforhold med oss, behandler vi ikke dine personopplysninger i mer enn fem (5) år etter at kundeforholdet er opphørt, eller til du informerer oss om at du ikke lenger ønsker å motta våre utsendinger. Hvis du ikke er en aktiv kunde, behandler vi dine personlige data i maksimalt 5 år eller til du gir oss beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta våre sendinger.

Eventuelle opplysninger angående betaling hvor behandling er pålagt i henhold til bokføringsloven, behandles som fastsatt av loven i fem (5) til ti (10) år. Vi behandler informasjon om kjøp i samsvar med gjeldende lovgivning for kjøp av varer og tjenester og forbrukerbeskyttelse.

Dine rettigheter

I samsvar med gjeldende databeskyttelseslovgivning har du rett til å få tilgang til de personopplysninger vi behandler om deg, og har rett til å be om retting av dine personopplysninger.

Under visse omstendigheter har du rett til å be om sletting eller begrensning av dine personopplysninger eller å motsette deg behandlingen av dine personopplysninger. Videre har du, under visse omstendigheter, rett til å motta personopplysninger om deg i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format og har rett til å overføre personopplysningene til en annen behandlingsansvarlig.

Du har når som helst rett til å helt eller delvis trekke tilbake et avgitt samtykke om behandling av personopplysninger. Med virkning fra tidspunktet for tilbaketrekningen. Du har også rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger for direkte markedsføring.

Hvis du har klager angående behandlingen av dine personopplysninger, har du rett til å sende inn en klage til Datatilsynet eller annen kompetent tilsynsmyndighet som overvåker behandling av personopplysninger.

Kontakt oss

Hvis du ønsker å benytte dine rettigheter i samsvar med det som er nevnt ovenfor eller på annen måte ønsker å kontakte oss om vår behandling av dine personopplysninger, kan du sende oss en e-post til personvern@tools.no.

_______________________________________________________________________________________________________
Denne personvernerklæring ble opprettet av TOOLS AS 18. mai 2018